Zeker de helft van de LinkedIn-posts die ik voorbij zie komen, zijn geschreven door AI, schat ik in, meestal met ChatGPT. Zelfs communicatieprofessionals posten lange berichten die typische AI-kenmerken vertonen, en ik begrijp dat niet. Want wie de vakliteratuur een beetje volgt en met mensen praat, weet dat lezers in razendsnel tempo zijn afgehaakt op AI-teksten.

Schrijven met AI zonder je eigen schrijfstijl te verliezen

Mijn vak is voor een groot deel niet meer hetzelfde als pakweg twee jaar geleden. Ik ben de uitdaging aangegaan om te kijken hoe ik me daar als schrijver en schrijftrainer toe kan verhouden. Inmiddels gebruik ik AI intensief bij schrijfwerk voor klanten en ik doe dat met plezier, vanuit de overtuiging dat we AI als keigoede schrijfpartner kunnen zien.

Persoonlijk kies ik ervoor om onder andere teksten voor sociale media eigenhandig te blijven schrijven, net als mijn e-mails. Daarmee houd ik mijn schrijftalent en creativiteit veerkrachtig, geloof ik. Maar ook als je er wél voor kiest om AI te gebruiken bij het schrijven voor je socials kunnen deze teksten gewoon je eigen schrijfstijl hebben, of de stijl van jouw organisatie. Net als trouwens als je-mails, blogs, webteksten, rapportages, notulen etc. Dus prima als jij ChatGPT je LinkedIn-posts laat schrijven, maar doe het dan wel goed!

Hoe Microsoft Copilot helpt bij contentcreatie

In dit blog leg ik uit hoe je met Microsoft's AI-assistent Copilot teksten schrijft in jouw eigen (corporate) stijl en tekstopbouw, dus teksten die authentiek en herkenbaar zijn. Afgelopen jaar heeft Copilot een enorme kwaliteitslag gemaakt, waarbij Microsoft-gebruikers Copilot bij steeds meer (complexere) taken kunnen gebruiken.

Aangezien de overgrote meerderheid van Nederlandse organisaties (zowel overheid, non-profits als bedrijven) gebruik maakt van Microsoft-technologie, is Copilot een toonaangevende partij geworden op het AI-speelveld. Voor mij als schrijver en trainer die zich specialiseerde in het gebruik van AI, was dit een reden om mij onlangs te scholen in het gebruik van Copilot. Ik ben enorm verrast door de mogelijkheden.

‍

In 2 stappen AI-teksten schrijven in je eigen stijl

Wanneer je Copilot een losse opdracht geeft (bijvoorbeeld: 'Schrijf een mail waarin ik uitleg dat het rapport later komt'), krijg je een nette tekst maar eentje 'zonder ziel', zeg ik weleens. De zinnen en boodschap kloppen, de toon is vriendelijk maar het is alsof een robot tegen je spreekt: de tekst boeit, bindt en beweegt vrijwel nooit. Hoe kan dit radicaal anders?

Stap 1: gebruik een goede briefing (Triple B-prompten)

Start het schrijven van een tekst met Copilot (of met een andere AI-tool) met een mini-briefing in de prompt: voor wie is de tekst bedoeld, waarom schrijf je hem en wat wil je er graag mee bereiken? Zo'n uitgebreide prompt kun maken door Triple B-prompten, Zinenzo's eigen, eenvoudige prompt-methode. Als je je abonneert op Zinenzo's nieuwsbrief, krijg je de e-learning over Triple B-prompten cadeau.

Stap 2: Maak een stijldocument voor je tone of voice

Copilot kan pas in jouw toon en stijl schrijven als jij heel concreet aangeeft wat deze toon en stijl zijn. Neem daarom de tijd om een eigen stijldocument te maken waarin je onder andere vastlegt wat jouw 'tone of voice' is (of dat van je afdeling/organisatie), hoe lang/kort zinnen mogen zijn, aanspreekvorm, hoofdletter- en emoticon-gebruik en ook: wat je niet wilt in de tekst. Daarna koppel je het stijldocument aan iedere prompt of aan de notebook of AI-agent die je gebruikt voor het schrijven.

‍

[box]

Praktijkcase: een opleidingsreader herschrijven met Copilot

Onlangs klopte een klant bij mij aan met de vraag de ruwe tekst van een opleidingsreader te herschrijven in haar eigen schrijfstijl. Eerder schreef ik voor deze klant websiteteksten en andere opleidingsteksten, ik kende dus de corporate stijl van de organisatie. Hieronder leg ik stap voor stap de aanpak uit:

Stijldocument maken

Op basis van websiteteksten en eerder geschreven teksten, legde ik de schrijfstijl van de klant vast op papier. Dit liet ik doen door Copilot, waarbij ik als basis deze prompt van Copilot-specialist Scott Brand gebruikte.

Documenten uploaden in Copilot Notebook

‍Ik gebruikte voor deze klus Copilot Notebook, overigens alleen te gebruiken als je een betaald Copilot 365-abonnement hebt. Zowel het stijldocument als de ruwe opleidingsreader uploadde ik in de bronnen.

Instructies bepalen met o.a. Triple B‑prompten

‍Ik formuleerde de instructies voor Notebook (voer je apart in) en gebruikte daarbij de stappen van Triple B‑prompten (o.a. context en unieke informatie voor deze klus). Ook zette ik letterlijk de vraag van de opdrachtgever in de instructie.

Mini‑pilot uitvoeren‍

Toen startte het herschrijven, de voorbereiding kostte me ongeveer een halfuurtje. Ik testte de aanpak door eerst één hoofdstuk te herschrijven. Op basis van dit resultaat stelde ik door wat extra te prompten waar nodig bij.

Volledige herschrijving‍

Na wat extra bijsturen in prompts en met de vraag de instructie hierop aan te passen, vertrouwde ik op Notebook als mijn redacteur. Hoofdstuk voor hoofdstuk herschreef Notebook de tekst, die ik na ieder hoofdstuk zelf nog snel doorlas en soms wat details aanpaste. Ik zette de hoofdstukken in een los Word-document, buiten Notebook.

Eindredactie en afronding‍

Toen alle vijf de hoofdstukken herschreven waren en in één document stonden, vroeg ik Copilot (geïntegreerd in Word) de tekst te checken op typefouten of andere grammaticale oneffenheden. De paar oneffenheden die Copilot zag, zette Copilot (desgevraagd) op een rij. Ik voerde de wijzigingen handmatig door, scrolde nog een keer door de tekst en stuurde deze tot slot als 'conceptversie' naar de klant.

Ik deed er ongeveer 4 uur over, zonder AI zou dat zeker 8 uur zijn geweest. De klant was erg tevreden met de eerste conceptversie.

[/box]

Conclusie

AI kan heel goed teksten schrijven in eigen schrijfstijl of de stijl van jouw organisatie. Dat vraagt wel duidelijke sturing van de AI-tool, en dat kan met een goede briefing en het gebruik van een stijldocument. Begin klein en praktisch, is mijn advies - AI aantrekkelijk en effectief inzetten leer je vooral door heel veel te experimenteren.

In mijn trainingen leer je hoe je met AI-tools zoals Copilot, ChatGPT en Gemini sterke teksten en content maakt, maar jij de regie houdt in het gebruik van AI.